Rapport delprosjekt 2 – Gjennomføringsmodeller- og prosesser
Delprosjektleder DP2 Tom Løkkeberg
Resultater og konklusjoner:
Virkemidler for å oppnå verdiskaping
OSCAR DP2 finner at de viktigste virkemidlene for å motivere til verdiskaping for eier og bruker er knyttet til følgende tema som presenteres kun stikkordsmessig her:
- Etablering av en robust eierstyringsfunksjon, i tråd med prinsipper fra best practice innen eierstyring og prosjektledelse. Funn fra både OSCARs DP1 og DP2 viser at eierstyrings- og prosjektlederrollen har betydelig forbedringspotensiale i norske prosjekter i dag.
- Tydelig strategi, mål og målhierarki som muliggjør oppfølging og styring i tråd med disse gjennom alle faser.
- Riktig valg av gjennomføringsmodell som kombinasjon av anbudsform, kontraktsform og entrepriseform tilpasset det aktuelle prosjektet. Kombinasjonen av disse tre påvirker bl.a. ansvarsog risikofordeling, organisering, informasjonsflyt og samhandlingsform, og danner rammen rundt samspillet mellom aktørene i prosjektet. Funn fra OSCARs spørreundersøkelse viser en tydelig tendens til at en større andel prosjekter er vurdert som bedre enn gjennomsnittsprosjekter der det er benyttet samspillsentreprise og/eller der det er benyttet kontraktsformene målpris med risiko/gevinstdeling eller fastpris med insentiver. En skal imidlertid være forsiktig med å trekke konklusjoner da antallet av disse typene prosjekter er relativt begrenset. Det finnes ikke en fasit på hva som er den beste løsningen, det må vurderes og tilpasses det enkelte prosjektet og den lokale konteksten, der bl.a. leverandørmarkedet er en faktor.
- Bruk av insitamenter som motiverer at alle aktører jobber mot felles mål, og som forhindrer suboptimalisering. Bruken av insitamenter må vurderes nøye opp imot hvilken effekt de vil kunne ha, og de må baseres på målbare kriterier. Bruk av økonomiske insitamenter overfor leverandører i tidligfase (kreativ fase) bør benyttes med varsomhet da det kan virke kontraproduktivt.
- Tilrettelegging for god informasjonsoverføring mellom aktører og faser. Her finnes det rammeverk og metoder som kan gi praktisk veiledning, og som er beskrevet nærmere i kapittel 3 og 6, samt i vedlegg 1.
- Riktig kompetanse til riktig tid. Brukermedvirkning er nærmere omtalt i OSCARs DP1. DP2 peker i tillegg på behovet for tidligere involvering av FM-kompetanse og kompetanse på tekniske installasjoner enn det man normalt erfarer i prosjekter i dag. I tidligfasen må den strategiske delen av FM og tekniske leverandører inn som del av innspill i prosjekteringsfasen. I produksjonsfasen må den taktiske delen av FM og brukermedvirkning inn som del av innspill i produksjonsprosessen. I overtagelsesperioden, som skal ivareta at bygget fungerer i henhold til sine mål, må den operative delen av FM og brukere inn, hvor opplæring er en vesentlig del.
- Bruk av sertifiseringsordninger, som f.eks BREEAM, erfares av respondenter å ha positiv effekt ved at det bidrar til tidlig samarbeid for å oppnå definerte mål, og at disse målene prioritere, følges aktivt opp og måles. Slike ordninger fanger imidlertid ikke opp alle viktige mål for eiere og brukere i et prosjekt, slik at det må ses i sammenheng med det totale målbildet og målhierarkiet for prosjektet.
- Evaluering og deling av erfaringer. Det er behov for økt kunnskap og kompetanse om både gjennomføringsmodeller og -prosesser og det ferdige bygget i bruk, og dets effekt for eiere og brukere over tid.
Virkemidlene som motvirker verdiskaping speiler langt på vei motsatsen til temaene som er listet foran. Basert på delprosjektets funn vurderes følgende å ha mest negativ effekt, og som alle er knyttet til mangelfull eierstyring og bestillerkompetanse:
- Mangel på god strategi og svake måldefinisjoner for prosjektet, typisk kortsiktige verdimål med ensidig fokus på kost og tid.
- Såkalte «Perverse insentiver», som bidrar til suboptimalisering og individer styrt av personlige gevinster, ikke samhandling. Herunder ufullstendige kontraktsvilkår og avtaler. Fravær av krav til bruk av underleverandører.
- Svak bestillingskompetanse og også oppfattelsen av bestillingen, eierstyring og prosjektledelse, herunder manglende involvering av riktig kompetanse til rett tid.
Implementering av positive virkemidler i prosjektgjennomføringen
Funn fra OSCAR viser at en stor andel av aktørene i næringen ønsker gjennomføringsmodeller som tilrettelegger for åpenhet og samarbeid, der målet er å oppnå god samhandling til prosjektets beste. Dette krever en kulturendring i næringen der:
- man forstår at man kan tjene på kunnskaps- og erfaringsutveksling både i et enkelt prosjekt på kort sikt, men også for et bransjeløft på lang sikt. Der man har respekt for at alle aktørene må ha mulighet for lønnsomhet i prosjektet.
- en eier og byggherre som sikrer seg riktig kompetanse til å utforme en gjennomføringsmodell som er best egnet til det aktuelle prosjektet, og ikke bare velger det man har erfaring med fra før.
- leverandørene er fremoverlent og ønsker å bygge opp sin kompetanse slik at en kan tilfredsstille eieres krav, og kanskje må revurdere hvordan egen forretningsmodell må tilpasses for å sikre egen lønnsomhet, samtidig som man skal levere for å oppnå prosjektets og eiers langsiktige og kortsiktige mål.
Andre tema:
- Det er identifisert et behov for en egen funksjon som et supplement til den tradisjonelle prosjektlederrollen. Denne funksjonen krever prosesskompetanse for å planlegge, styre og fasilitere samhandlingsprosessene og kontinuerlig stemme av mot verdimålene for prosjektet.
- Implementering av etablerte faseplaner og veiledere med informasjon om hva som skal gjøres og når, hvem som skal involveres når, hvilke beslutninger som skal tas, til hvilken tid beslutningene må tas og hvilket grunnlag som må foreligge for å kunne fatte beslutningene. Faseplanen bør også ivareta informasjonsoverføring mellom tidligfase og gjennomføringsfase, samt ved overlevering og bruksfasen.
- Gjennomføringsmodellene bør også inkludere oppfølgingsfasen der effektmålene skal måles.
- Større aktører, og spesielt offentlige aktører, må fortsette å gå foran og dele sine erfaringer fortløpende, så kan mindre aktører i næringen følge etter når det er etablert en «beste praksis».
Ut fra disse konklusjoner vil OSCAR introdusere begrepet «Leveransemodell» hvor utgangspunktet er noe mer enn det som ligger i Best Value Procurement (BVP), men heller til Best Value Approach (BVA) eller Verdileveransemodell (VLM). Det er effekten av leveransen som skal evalueres mot prosjektets verdier og strategier. Mulighet for evaluering vil være avhengig av leveransetidspunktet, dvs. den endelige overtagelse og godkjenning av leveransen. Uansett gjennomføringsmodell så skal leveransen evalueres på samme måte. Derav ordet leveransemodell.